Comment être organisé ? 8 techniques pour vous guider

Être organisé s’apprend comme n’importe quelle compétence. Soit vous apprenez sur le tas, soit vous apprenez des philosophies d’organisation et des techniques que vous pouvez appliquer. Je vous recommande de prendre un peu de tout et d’en faire un cocktail. Car oui, je préfère briser le fantasme de l’organisation parfaite, elle n’existe pas.

Cet article vous invite à créer votre système d’organisation pour qu’il soit adapté à vos besoins. Que ce soit un système très rigide ou très flexible, toute vision est bonne à explorer. Les 8 techniques présentées vont vous aider à renforcer un système d’organisation déjà existant ou en créer un qui soit efficace.

Prêt pour devenir organisé ? Alors c’est parti !

L’organisation c’est quoi et à quoi ça sert ?

S’organiser, c’est avoir une structure qui permet d’arranger son travail, sa maison, un évènement… C’est en réalité, un outil qui vous permet d’être plus efficace et vous renforce de façon générale. Une personne désordonnée ayant un objectif, manquant de structure va soit perdre du temps soit manquer d’énergie pour terminer.

Si vous souhaitez être plus productif, l’organisation vous sera d’un bon secours. En arrivant à être organisé, vous gagnerez également beaucoup de temps.

Beaucoup d’idées circulent autour de l’organisation et de la gestion du temps. C’est un besoin que tout le monde a. Toute personne souhaite avoir plus de temps. Ce qu’il faut retenir, c’est qu’il n’y a pas de technique unique. La flexibilité est un indispensable en termes d’organisation.

Cela peut paraître contre-intuitif, c’est pourtant la règle la plus importante. Vous avez votre propre personnalité et ce qui marche pour l’un, ne marchera pas forcément pour l’autre.

Être organisé en 8 techniques

Voyez les techniques que je propose comme un indicateur pouvant vous aiguiller. Ça sera à vous de mettre les choses en place, d’essayer et de voir si cela vous convient. La planification est importante pour anticiper ce qui va se passer. Le cerveau est d’autant plus alerte quand il sait à peu près ce qui va se passer.

C’est là la grande force de l’organisation. Ça vous économise de l’énergie, vous donne de la certitude et de la confiance en vos projets. L’optimisation de votre quotidien va vous permettre de gagner beaucoup de temps et d’énergie. Que vous adoptiez de la rigueur ou de la flexibilité dans votre système d’organisation, je vous invite à tester les deux.

Pour ma part, j’adopte une organisation très flexible. Parfois, je fais une semaine très rigide avec un planning que je suis à la lettre. Et d’autres fois, j’ai simplement des objectifs à atteindre et je me laisse le libre arbitre. Mes plans sont cependant anticipés au moins 1 mois à l’avance, seule l’exécution diffère.

Cela vous montre que toute forme d’organisation n’est ni bonne ni mauvaise et que si vous n’aimez pas les routines, il y a des hacks pour vous aussi.

1. Ayez une vision claire

Pour être organisé, il vaut mieux savoir où aller. Évidemment, vous pouvez être organisé au quotidien, chez vous et dans votre vie en général. Mais pour vos objectifs, si vous ne l’êtes pas, ça ne risque pas d’être optimisé. Vous pouvez très bien être organisé à un endroit, mais pas à d’autres endroits. L’organisation n’est pas globale, elle est ciblée.

Si vous voulez être organisé, commencez par avoir une vision claire de où vous allez. Le stress et l’anxiété risquent de fortement vous freiner si vous êtes dans le flou. Ayez un, deux ou trois objectifs maximum et découpez-les.

Il y a plusieurs méthodes à cela. Vous pouvez répondre à la question « où est-ce que je veux être dans 5 ans ?». Si cela fait trop loin, raccourcissez à 4 ou 3 ans. Quand vous avez votre vision, découpez votre objectif. Dans 1 an, vous voulez être arrivé où ? Puis, dans 6 mois? 1 mois ? 1 semaine ? Demain ? Maintenant ?

Vous aurez déjà un plan assez structuré et vous serez débarrassé d’une partie du brouillard.

2. Comprendre ses besoins

Observez de quoi avez-vous besoin. Pour avoir une organisation qui est adaptée à vous et non un copier-coller d’une personne productive, analysez quels sont vos besoins. Reprenez la base, qui êtes et quel genre de personnalité avez-vous ? Êtes-vous plutôt intuitif ou au contraire très logique ? Les deux ? Prenez le temps de bien savoir quel est votre style et de quoi avez-vous vraiment besoin. Visualisez quel genre d’organisation serez adapté pour vous.

Cette étape est excellente pour mieux cerner l’organisation qui sera bonne pour vous. Ne mélangez pas toutefois la visualisation avec la réalité. Pour ne pas partir dans un fantasme, essayez et testez. Prenez quelques jours pour essayer votre style d’organisation, trompez-vous et amusez-vous.

3. Que l’essentiel

Moins, c’est plus. Depuis que j’ai cette phrase en tête, je me sens plus organisé. Plutôt que de s’encombrer de choses à faire, réduisez au maximum à l’essentiel. L’idéal, c’est de n’avoir qu’une seule et unique chose à faire. Utilisez la Loi de Pareto en votre faveur. La Loi 80/20 consiste à prendre les 20% des tâches qui donnent 80% de résultats (cela peut être plus polarisé comme 1% sur 99%). Supprimez le reste ou déléguez-le.

Priorisez la tâche unique et bannissez le multitâche. Ne faites pas plus d’une chose à la fois. Quand vous êtes en train de travailler, dites non à toute forme de distractions. Concentrez-vous, respirez profondément par le nez pour recentrer vos pensées sur l’essentiel. Quel est pour vous l’essentiel là maintenant, qui rendrait tout le reste plus simple, voire inutile ? C’est cette question qui doit résonner en vous. Identifiez constamment votre essentiel.

4. Planifier avec efficacité

Pour avoir une planification efficace, elle doit être très claire, ordonnée, et sobre. Ayez le moins d’objectifs possible dans une journée et ne mettez que le plus important. Les tâches qui ne sont pas l’essentiel doivent être planifiées dans vos jours de repos ou les journées les moins importantes. Le jour où vous faites vos courses ne devrait pas entraver une journée de productivité.

Pour être efficace, il faut être concentré, pour être concentré, il faut dire non à tout ce qui n’est pas l’essentiel. Soyez sans pitié sur ce point.

Beaucoup de personnes croient que c’est en faisant beaucoup de choses que l’on parvient à une bonne productivité. Ils se trompent, c’est quand nous faisons une chose bien que nous le sommes. Ne vous mettez pas la pression sur le fait de faire des millions de choses dans une journée. Concentrez-vous sur ce qui est vraiment important.

Planifiez votre journée à la veille si possible. Certaines personnes planifient la journée au matin et ça fonctionne pour eux, à vous de voir. Quand vous avez identifié l’essentiel, planifiez-le peu de temps après votre réveil. Adoptez le principe « Eat the frog », avalez la tâche la plus compliquée dès le matin pour décharger votre mental pour le reste de la journée.

Mettez le moins important en fin de journée. Car c’est à ce moment où vous aurez probablement le moins d’énergie.

Outils de planifications

L’agenda vous permet de noter vos rendez-vous. Utiliser un agenda papier ou numérique ne dépendra que de ce qui vous convient le mieux. L’agenda numérique demandera par contre d’avoir un téléphone avec le moins d’applications possible pour ne pas se laisser distraire.

La liste de tâche à faire (ou, To-Do list) reste encore un bon moyen de s’organiser. En effet, cette liste permet de vider la tête des choses les moins importantes. Un appareil qui mérite une réparation, aller chez le coiffeur, appeler sa famille… peu importe ce que c’est, du moment que ça ne demande pas d’urgence immédiate.

Vous pouvez aussi utiliser un calendrier accroché à un mur où vous passez souvent devant. Vous y inscrirez vos objectifs au jour le jour.

Les carnets d’objectifs sont maintenant popularisés et il y a beaucoup de types différents. Vous pouvez donc en choisir un qui vous convient particulièrement bien. J’utilise personnellement un carnet avec « liste de tâche à effectuer », « idée » et « choses importantes ». En plus, il y a une page sur deux qui est vierge et permet donc de mettre ses pensées au matin et au soir. Une pierre, deux coups.

N’hésitez pas à mixer tout cela ou ne prendre qu’un outil de la liste. Les outils de planifications servent entre autres à anticiper les actions à réaliser, mais aussi à réduire grandement la charge mentale.

Comment gérer les imprévus

Vous le savez, je le sais et tout le monde le sait. Les imprévus font partie du quotidien. Les imprévus qui ne demandent pas d’actions directes sont à planifier. Sortez-les de votre esprit en le mettant notamment dans une To-Do list. Vous pouvez aussi trier vos imprévus dans la matrice d’Eisenhower.

Cette matrice permet de trier vos tâches dans 4 cases :

Urgent / Important

Non urgent / Important

Urgent / Non important

Non urgent / Non important

L’urgent et l’important sont à traiter immédiatement. Le non urgent et l’important est à planifier. L’urgent et le non important est à déléguer si possible, sinon il faut s’en débarrasser rapidement. Le non urgent et le non important est à reporter voire supprimer.

Revenons à ce qui doit être effectué immédiatement, si votre présence est nécessaire par exemple. Une modification de votre emploi du temps sera alors nécessaire. Le plus important, c’est d’être le moins émotionnel possible. Oui, c’est énervant de perdre le contrôle sur votre planning. Toutefois, c’est encore pire de laisser traîner une émotion désagréable. Je vous recommande de lire cet article pour maîtriser vos émotions.

5. Dire non aux distractions

Peut-être en avez-vous marre de passer votre temps sur Netflix et Facebook au lieu de créer votre entreprise. Les distractions sont de plus en plus envahissantes à notre époque. La façon radicale de se débarrasser de cela est d’adopter le minimalisme digital.

Restreignez-vous sur le fait de regarder votre téléphone à tout bout de champ. Ayez-le, le moins souvent possible dans votre poche. C’est devenu mécanique de regarder son téléphone juste par habitude, comme un fumeur qui fume sans même y réfléchir. Perdre cette simple habitude peut vous faire gagner un temps phénoménal et vous concentrer sur ce qui est vraiment important.

Notification

Les notifications sont un poison pour la concentration. Si vous souhaitez maintenir une bonne organisation, je vous recommande de toutes les désactiver. Dans les options, vous pouvez laisser vos contacts les plus importants passer les filtres. Les notifications envoient une petite décharge de dopamine (hormone du plaisir) ce qui peut casser notre entrain dans une journée.

De plus, vous limitez le nombre d’imprévus qui peuvent venir vous embêter. Pour finir, les notifications engendrent du stress et de l’anxiété, pas idéals pour une journée productive ou simplement épanouissante.

Réseaux sociaux

Les réseaux sociaux prennent trop d’attention. Ils sont utiles pour avoir des contacts, mais ne sont pas forcément de qualités, je pense que vous serez d’accord là dessus. Ce n’est pas la même chose de discuter autour d’un verre avec une personne que de répondre à la va-vite avec plusieurs conversations en simultané par écrit.

Privilégiez les relations de qualités. Les réseaux sociaux supprimés d’un téléphone permettent de tranquilliser l’esprit. Il est nécessaire de limiter votre usage à 30 minutes maximum par jour, avec exception comme nous le verrons un peu plus tard. Accédez uniquement aux réseaux sociaux sur le navigateur de votre ordinateur.

Avec cette seule habitude, vous procrastinerez moins et serez plus concentré. Si vous souhaitez travailler votre concentration, vous pouvez lire cet article.

Technologies diverses et autre

Je vous recommande également d’adopter la diète médiatique, cité déjà plusieurs fois sur ce blog. Elle a été popularisée par Tim Ferris, auteur de La semaine de 4 heures. Elle consiste à ne plus regarder les médias. Si toutefois, vous voulez continuer de regarder, limiter votre temps là-dessus au strict minimum.

Je me suis amusé récemment à regarder les actualités, notamment pour me renseigner sur l’évolution de la crise sanitaire et sur la politique. Et j’y ai clairement perdu mon temps. C’est d’ailleurs l’algorithme de YouTube qui m’a poussé dans les bras de l’actualité. Comme quoi, personne n’est à l’abri des distractions.

6. Méthode pomodoro pour travailler efficacement

Dans le monde du travail et encore plus si vous êtes votre propre chef, être organisé sera un plus majeur. La méthode Pomodoro consiste à travailler avec un minuteur. Plusieurs solutions. Soit, vous travaillez 25 minutes puis vous faites une pause de 5 minutes. Vous reproduisez ce cycle 4 fois et enfin, vous prenez une pause de 30 minutes. C’est la méthode classique, mais j’ai remarqué avec le temps et plusieurs tests que la concentration était propre à chaque personne.

Cela dépend aussi de la tâche, de notre humeur du moment, de notre énergie, etc. Essayez de travailler sur 30 minutes, 45, 60, 90… Voyez quand vous commencez à fatiguer. Pour ma part en ce moment, je travaille avec chronomètre. Je vais au maximum de mes capacités et je vois mon temps moyen. Étrangement, il se situe bien au-dessus des 25 minutes. Je vous recommande de tester les deux options.

7. Lier l’utile à l’agréable

Il est grand temps de parler de repos. Quand on met en place une organisation complète, il a un biais cognitif qui fait que nous surestimons ce que nous sommes capables de faire. Souvent, nous ne prenons pas en compte les phases de transitions et le besoin de nous détendre. Lier l’utile à l’agréable, c’est rendre les tâches obligatoires en détente. Cuisine, ménage, rangement, traiter le désordre, le temps passé en voiture, tant de tâches obligatoires qui seraient dommage d’en faire des corvées.

Pensez à faire ces tâches avec de la musique pour vous détendre ou à écouter un podcast qui vous intéresse. Enchaînez plusieurs tâches si vous le désirez pour retrouver du calme dans votre esprit si vous venez de faire chauffer votre cerveau. Vous ferez une nouvelle fois, d’une pierre, deux coups.

J’ai dit précédemment de bannir le multitâche, ce n’est pas du multitâche ici. Vous faites une tâche rébarbative en mettant votre attention ailleurs. Ce qui n’est pas grave puisque ça ne demande pas d’attention particulière pour les tâches obligatoires dans la plupart des cas puisque vous avez l’habitude. C’est comme conduire.

Cela ne s’applique pas évidemment si, par exemple, vous adorez faire le ménage sans artifice.

8. S’accorder des loisirs

Après l’effort, le réconfort. Si vous aimez l’organisation en mettant chaque minute de votre temps dans du travail pour être incroyablement productif, ça sera en réalité contre-productif. Le cerveau a besoin de repos et de loisirs. Le sommeil est évidemment indispensable et le fait de s’amuser l’est également.

Vous connaissez ces moments où vous êtes fatigués du travail, comme un burn-out. C’est sûrement que vous avez besoin de faire autre chose. Divertissez-vous et organisez du temps pour vous détendre. Faites une pause bien méritée après une journée de travail. Accordez-vous parfois des journées de repos complet et vous pourrez aussi vous autoriser plus de temps sur les réseaux sociaux.

Entre rigidité et flexibilité

J’aimerais approfondir la nuance sur le fait de suivre complètement son système d’organisation ou de rester flexible à la suite de ses outils. Votre système d’organisation est un moyen de vous servir. Il ne doit pas devenir le maître. Il est parfois bon de se laisser pousser par de grosses contraintes si vous avez précisé vos objectifs et qu’ils sont difficiles. N’oubliez pas simplement qu’un planning difficile à tenir, s’il dure dans le temps aura un impact sur votre énergie.

C’est la véritable difficulté de mettre en place un système d’organisation réellement efficace. Vous devez vous connaître le mieux possible. C’est normal parfois de voir trop gros ou alors d’avoir visé trop bas. À force d’expérimenter, vous allez calibrer une organisation au poil. Être organisé demande de la rigueur et de la discipline, du moins au début. Quand vous faites d’une habitude de votre organisation, ça devient aussi fatigant que de se brosser les dents.

Autant dire que ça vous aide et qu’en plus ça ne consomme pas d’énergie. Maintenant, si vous êtes plus comme moi et n’aimez pas les routines, vous pouvez parfaitement varier vos systèmes. En sachant qu’il y a un coût d’être en mode « carte blanche », celui d’avancer moins vite. Tout est dans la finesse de se connaître et de calibrer. À vous de jouer !

Conclusion

L’organisation est une habitude à prendre. Il faut tester beaucoup de choses pour découvrir ce qui nous convient le mieux. C’est pour cela que beaucoup de personnes préfèrent ne pas s’y intéresser. Ça demande des efforts et d’être méthodique. Vous pouvez vous amuser à appliquer les 8 techniques présentées dans cet article, mais la règle d’or et d’adopter une organisation qui vous convient.

Dites-moi en commentaire quelles techniques d’organisation vous utilisez pour enrichir encore plus cet article 🙂